Veel werkgevers kennen een onkostenvergoeding toe aan hun werknemers of bedrijfsleiders. Deze vergoedingen zijn geen bezoldiging, maar moeten toch vermeld worden op de fiscale fiches van de werknemers en bedrijfsleiders. Voor onkostenvergoedingen betaald vanaf 1 januari 2022 wordt deze ficheverplichting uitgebreid.
Belang van een onkostenvergoeding
Werkgevers kunnen hun personeel een onkostenvergoeding toekennen. Deze vergoedingen zijn bedoeld om kosten te dekken die ten laste van de werkgever zijn (“kosten eigen aan de werkgever”), maar die een werknemer of bedrijfsleider zelf heeft betaald. Een onkostenvergoeding is dus geen bezoldiging, maar een terugbetaling van een kost.
Fiscaal gezien is een onkostenvergoeding zeer interessant. In hoofde van de werknemer of bedrijfsleider wordt de terugbetaling niet belast, terwijl de kost wél aftrekbaar is voor de werkgever.
De terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever kan gebeuren aan de hand van bewijsstukken (denk daarbij aan de werknemer die een bonnetje ‘binnenbrengt’) of door toekenning van een forfaitaire vergoeding. Het exacte bedrag van sommige kosten kan immers moeilijk bepaald worden. Sinds het verplichte telewerk is de forfaitaire telewerkvergoeding het voorbeeld bij uitstek van zo’n forfaitaire vergoeding. Het gaat om een forfaitair bedrag dat de werkgever maandelijks toekent en dat geacht wordt alle kosten eigen aan de werkgever te dekken (zoals de kosten en het gebruik van een bureau in de privéwoning van de werknemer, de kosten voor klein kantoormateriaal, de kosten voor het onderhoud en de reiniging van het bureau, de kosten voor elektriciteit, water en verwarming, de verzekeringen, ...).
Ficheverplichting uitgebreid vanaf 1 januari 2022
Onkostenvergoedingen moeten jaarlijks vermeld worden op de fiscale fiches van werknemers (fiche 281.10) en bedrijfsleiders (fiche 281.20). Tot voor kort was deze rapporteringsverplichting meestal summier. Voor kosten die werden terugbetaald volgens bewijsstukken of forfaitaire vergoedingen vastgesteld overeenkomstig “ernstige normen” volstond de vermelding “Ja, bewijsstukken” respectievelijk “Ja, ernstige normen”. Voor andere onkostenvergoedingen moest men het werkelijk bedrag van de terugbetaalde kosten vermelden (het gaat dan om forfaitaire vergoedingen die niet volgens ‘ernstige normen’ zijn vastgesteld.
Voor terugbetalingen van kosten eigen aan de werkgever die toegekend worden vanaf 1 januari 2022 wordt de rapporteringsverplichting uitgebreid. Men zal telkens het bedrag van de onkostenvergoedingen moeten vermelden in de fiche, ongeacht de aard van de vergoeding.
Gevolg
De wetgever beoogt met deze uitgebreide fichevermeldingen meer transparantie te creëren en dubbele aftrek van onkostenvergoedingen (waarbij men voor dezelfde kost zowel een forfaitaire als werkelijke terugbetaling krijgt) beter te bestrijden. Naast meer administratieve rompslomp, mogen ondernemingen zich dus ongetwijfeld ook verwachten aan verhoogde fiscale controles.