Kosten die de werknemer maakt om van thuis te kunnen werken, zijn in principe “kosten eigen aan de werkgever” en kunnen belastingvrij worden terugbetaald. Sinds er massaal wordt thuisgewerkt omwille van de coronacrisis, heeft de fiscus getracht duidelijkheid te verschaffen over welke vergoedingen fiscaal aanvaardbaar zijn. Met een circulaire van 14 juli 2020 schepte de fiscus al enige klaarheid en bevestigde dat een forfaitair bedrag van 129,48 euro per maand aanvaard wordt als vergoeding voor “kantoorkosten”. Deze circulaire werd nu verduidelijkt en aangevuld in een nieuwe circulaire van 26 februari 2021.
Niet voor bedrijfsleiders
De fiscus haalt eerst aan dat de circulaire niet geldt voor bedrijfsleiders die thuiswerken en evenmin voor thuiswerkende werknemers die “onder bijzondere regimes” vallen zoals bijvoorbeeld buitenlandse kaderleden. Voor hen moet aan de gewone voorwaarden worden voldaan opdat de kostenvergoeding niet belastbaar zou zijn. Een terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever of eigen aan de vennootschap moet met andere woorden steeds gebeuren “op basis van bewijsstukken of forfaitair op basis van ernstige en met elkaar overeenstemmende normen”.
Voorwaarden
De forfaitaire vergoeding voor thuiswerk wordt vooreerst geacht alle kantoorkosten te dekken. De werkgever mag naast dit forfait dus niet meer tussenkomen in andere kosten, zoals bv. een deel van de elektriciteitskosten.
Daarnaast moet het gaan om een werknemer die “structureel en op regelmatige basis” een “substantieel deel van zijn arbeidstijd” aan thuiswerk doet. De circulaire verduidelijkt dat dit betekent dat de werknemer het equivalent van één werkdag per week thuis moet werken (beoordeeld op maandbasis). Aan deze voorwaarde is dus ook voldaan wanneer er bv. twee halve dagen per week thuis wordt gewerkt.
De kantoorvergoeding mag niet hoger zijn dan 129,48 euro per maand. De regering heeft evenwel beslist om dit bedrag voor de maanden april, mei en juni 2021 te verhogen tot een maximumbedrag van 144,31 euro per maand. Daar wordt nog aan toegevoegd dat in het geval van deeltijdse prestaties dit maximumbedrag niet evenredig moet worden verminderd zolang de werknemer “effectief, structureel en op regelmatige basis” aan thuiswerk doet. Dat maximumbedrag mag daarnaast ook worden uitbetaald tijdens de normale jaarlijkse vakantie.
Cumul met terugbetaling kantoormeubilair
Zoals reeds aangehaald, wordt het maandelijkse forfait geacht alle kantoorkosten te dekken. Dat zijn alle kosten “die courant moeten worden gemaakt om de beroepsactiviteit op een normale manier te kunnen uitoefenen”. Daaronder worden dus bv. kosten van kantoorbenodigdheden (mappen, papier, balpennen, …), nutsvoorzieningen, koffie, water en versnaperingen begrepen.
De circulaire verduidelijkt dat het voor de werkgever wel mogelijk is om naast het forfait ook tussen te komen in door de werknemer aangekocht kantoormeubilair of informaticamateriaal. De circulaire somt dat materiaal vervolgens limitatief op als volgt: “bureaustoel, bureautafel, bureaukast, functionele bureaulamp, een tweede computerbeeldscherm, printer/scanner, toetsenbord, muis, muisvoet, trackpas of trackball, hoofdtelefoon, specifieke apparatuur die personen met een handicap nodig hebben om vlot te kunnen werken met de pc”.
De fiscus aanvaardt dat deze terugbetalingen – bovenop de forfaitaire kantoorvergoeding - worden aangemerkt als kosten eigen aan de werkgever wanneer deze kosten gebaseerd zijn op werkelijke bewijsstukken en “verband houden met investeringen die noodzakelijk zijn om de beroepsactiviteit thuis op een normale wijze te kunnen uitoefenen”.
De werkgever kan kiezen om deze bedragen in één keer terug te betalen of om de terugbetaling te spreiden over een aantal jaren. De fiscus waarschuwt wel dat de eenmalige terugbetalingen redelijk moeten blijven. Zo zal er bv. niet aanvaard worden dat jaarlijks de volledige kost voor de aankoop van een bureaustoel wordt terugbetaald, terwijl de normale gebruiksduur van een bureaustoel 10 jaar bedraagt.
Terbeschikkingstelling materiaal
De werkgever kan ook materiaal ter beschikking stellen in plaats van kosten terug te betalen aan de werknemer. Om ervoor te zorgen dat deze ter beschikkingstelling geen aanleiding geeft tot een (belastbaar) voordeel van alle aard, mag het niet gaan om goederen die de behoeften van thuiswerk op onredelijke wijze overstijgen. Dat kan bv. het geval zijn wanneer een dure designlamp ter beschikking wordt gesteld door de werkgever.
Forfaitaire vergoeding voor beroepsgebruik van eigen materiaal
De circulaire bepaalt ten slotte nog dat het kantoorforfait ook gecumuleerd kan worden met een vergoeding van maximum 20 euro per maand voor het professioneel gebruik van een privé-internetaansluiting of -abonnement van de werknemer. Datzelfde bedrag mag ook betaald worden aan de werknemer voor het gebruik van een eigen computer.